KKV IT projektek szervezeti szempontú sikertényezőinek vizsgálata egy vállalatirányítási rendszer bevezetésén keresztül

Absztrakt (kivonat)

A vállalatok hatalmas költségvetésű informatikai projekteket indítanak, de ezek jelentős hányada részlegesen, vagy teljesen kudarcra van ítélve. A probléma jelentőségét szemlélteti Aranyossy (2015) kutatása, miszerint az információtechnológiai projektek 44%-a kihívásokkal küzd, és további 24%-a egyértelműen megbukott, miközben az IT költségek aránya 2005-re elérte a világ GDP-jének majdnem 20%-át, és a globális IT-költség 2013-ban 3.700 milliárd USD körül alakult. A dolgozat egy 6 cégből álló cégcsoportnál bevezetett vállalatirányítási rendszeren keresztül elemzi a problémakört. Az elemzés forrása saját tapasztalat, felhasználói interjúk, és projektdokumentumok. A szakirodalmi elemzés alátámasztotta, hogy a projektek komplex tevékenységek, amelyek egyedi jellegükből fakadóan kockázatot hordoznak magukban. A kockázat kezelésére projekt módszertanokat dolgoztak ki, és széles irodalma született a projekt sikerkritériumoknak, illetve projekt sikertényezőknek. Minden projekt sikerét lényegesen befolyásolják a szervezeti tényezők, de az informatikai projektekre gyakorolt hatása fokozottan érvényesül. A résztvevőknek szorosan együtt kell működniük a technológiai sokszínűség miatt, de a kommunikációt nehezíti az általuk használt (szak)nyelv különbözősége. Tovább fokozza a szervezeti jellemzők szerepét az, hogy egy informatikai rendszer sokszor hatással van a megszokott működésre, ami miatt általános elutasítás alakulhat ki. A dolgozat négy szempontból vizsgálja a vállalatirányítási rendszert: Hatékony projekt szervezet – A vizsgálat célja a teljes rendszer komplexitásának felmérése és ez alapján az alkalmazott projekt szervezeti megoldások értékelése. A szempont kihangsúlyozza, hogy a projekt komplexitásának megfelelően szükséges a célok elérése érdekében olyan részfeladatokat kijelölni, aminek kivitelezésért felelősséget tudnak vállalni az érintettek. A projektszervezet projekthez illesztése annak érdekében szükséges, hogy minden érintett megfelelő mennyiségű és minőségű információt kapjon. Kis- és középvállalkozások esetén sajátos jelentősége van a megfelelő projektszervezet kialakításának, a leszállítandók kivitelezéséhez szükséges feltételek megteremtése, és a szükségtelen bürokrácia elkerülése érdekében. Szükséges képességek és készségek biztosítása – Az első szempont a feladatok és felelősségi körök kijelölésének buktatóit elemezte. Nem biztos azonban, hogy a feladathoz rendelt személy képes és hajlandó is elvégezni a neki tervezett feladatot. A második vizsgálat célja annak felmérése, hogy az egyes területek képviseletéhez milyen képességek és készségek szükségesek. Ezek sokszor fontosabban, mint a könnyebben mérhető végzettség. A különböző szerepköröket betöltő személyek különböző befolyással bírnak a projekt sikerére. A dolgozat elemzés alapján javaslatot tesz a különböző csoportok résztvevői milyen minimum és átlagos szintet teljesítsenek általános projekthez való viszonyulás, célok implementálása, kommunikáció, illetve szakmai és informatikai ismeretek területén. Tanulási folyamat részmodell a feladat meghatározása és elvégzésére alkalmas személyek kijelölése után a bevezetés folyamatára fókuszál. Egyhurkos tanulásról beszélünk, ha a leszállítandókat a specifikáció alapján az illetékes szervezeti egység önállóan tudja illeszteni az értékteremtési folyamatba. Kéthurkos tanulás esetén a folyamat illetékes szervezeti egységén kívül külsősök is bekapcsolódnak a folyamat kialakításába. A kéthurkos tanulás jóval költség- és időigényesebb, de szükségszerű, ha az illetékes szervezeti egység nem képes hatékonyan illeszteni a tevékenységét a termelési vagy szolgáltatási folyamatba. Az elemzés arra hívta fel a figyelmet, hogy az informatikai rendszer funkció típusai különböző mértékben érzékenyek a specifikáció egyértelműségére, a tervek változására, és a visszacsatolásra. A projekt résztvevők általi elfogadás ütemét vizsgálja a szakadék és diffúziómodell. Az elfogadás elmaradása, vagy késése a projekt bukását okozhatja. Szakirodalom feldolgozás és saját adatelemzés is alátámasztotta, hogy az elfogadás időben normális eloszlást követ, ennek köszönhetően a projekt kezdési időpontjának ismeretében meghatározható időben mennyi érintett meggyőzése szükséges az éles indulás határidejének tartása érdekében. A vizsgálat alapján összességében elmondható, hogy nem egyszeri felmérés szükséges, hanem egyes paraméterek periodikus monitorozása. A siker valószínűsége növelhető a jelen módszer szerinti megfigyelésen alapuló célzott beavatkozásokkal.