Gazdálkodj okosan az adminisztrációban : Az Eurest Kft. könyvelési folyamatainak lean szellemiségű elemzése

Absztrakt (kivonat)

Szakdolgozatomban a lean menedzsment elméleti alapjaival és gyakorlati sikereivel, mindezek széleskörű adaptálhatóságával, valamint adminisztrációban való alkalmazásának egy konkrét esetmegoldásával foglalkozom. A dolgozat célja a termelésben és számos szolgáltatási területen is nagy sikert hozó lean szemlélet irodai ügyvitelben, konkrétan az Eurest Étteremüzemeltető Kft. számlakezelési- és feldolgozási folyamataiban való adaptálhatóságának vizsgálata. A szemlélet korábbi tapasztalati eredményeit felhasználva és a vizsgált szervezet ügyviteli tevékenységét megvizsgálva arra jutottam, hogy az irodai adminisztrációban olyan valós potenciálok rejlenek, amelyek egyszerűbbé, pontosabbá és gazdaságosabbá tehetik ezeket a folyamatokat. Érdemes foglalkozni a lean számlakezelés lehetőségével, érdemes okosan gazdálkodni az adminisztrációban. A dolgozat építkezése során először megállapítom, hogy az autóiparból kiindult menedzsment szemlélet alkalmazhatóságára ma már a legkülönbözőbb szektorokban is találhatunk példát. A sikeres adaptálások tanulságainak számba vételét követően megvizsgálom a koncepció lényegét adó öt alapelvet. Továbbá, külön kitérek azon általános megnevezett hét pazarlás típusra, melyek kiküszöbölésével valódi eredményekhez, ésszerűbb folyamatokhoz juthatunk. Az elméleti vizsgálat során arra jutotatam, hogy a sokrétű alkalmazás úgy volt megvalósítható a gyakorlati példákban, hogy mindenhol a helyzethez igazítva, sajátos hibatényezők feltárásával és kiküszöbölésével alkalmaztak néhány karcsúsító eszközt. Miután egyértelművé vált, hogy számos sikertörténet igazolja az irodai megvalósításokat, már csak a megfelelő eszközöket, alkalmas módszerek keretében kell alkalmaznunk. Fontos itt a vállalatok adminsztrációjának a vállalati értékteremtés kontextusában történő elhelyezése is. Az erről szóló fejezetben azonosítom a támogató folyamatok szerepét, illetve kifejezetten a számlakezelés kapcsán sorra veszem a karcsúbb működés eléréséhez használható eszközöket. Miután alaposan tanulmányoztam a lean elméletet és a módszertani eszközök is rendelkezésemre állnak, a gyarkolati rész keretében rátérek az Eurest Kft. számlakezelési tevékenységének lean elvek alapján megvalósítható javítására. Ebben a fejezetben elhelyezem a könyvelési folyamatot a szervezeti működésben, azonosítom a számlakezelés legfontosabb pontjait, majd kifejtem azokat a hibákat, amik a lean szemlélet alapján javíthatóak lennének. Javaslatokat teszek egy hatékonyabb számlakezelési rendszerre, ami egy határozottan ésszerűbb gazdálkodásiú adminisztrációt tenne erléhetővé. Ajánlást teszek például a számlák helyességét eldöntő ellenörzési pontok korábbi beépítésére, a vállalati IT és belső kommunikáció fejlesztésére, továbbá a dolgozók együttműködésének erősítésével a hibalehetőségek nagyfokú visszaszorítására. Fontosnak tartom kiemelni, hogy a folyamatok szüntelen fejelsztésére, rendeszeres felülvizsgálatára nagy figyelmet kell fordítania az Eurestnek. A kezdeti javaslatok bevezetését követően valóban elengedhetetlen a folyamatos tökéletesítésre való törekvés, ami a lean szemléletben is kiemelt prioritásként jelenik meg. A folyamatos fejlesztés nemcsak az egyik legfontosabb lean alapelv, hanem a fenntarthatóan gazdálkodó és versenyképes vállalatok követelménye is. A célkitűzésemnek megfelelően találkoztam néhány olyan esettel, ahol az irodai környezetben sikereres lean adaptáció valósult meg. Ezek kis számossága és eltérő fókusza miatt tartottam érdemesnek a témával foglalkozni, hiszen a lean felfogás adminisztrációba és számlakezelésbe való beépítése kézzel fogható eredményeket hozhat. A lean eszközök alkalmazásán és a pazarlások eliminálásán túl olyan javaslatokat is tettem (hibarögzítési mód, folyamatok átszervezés, IT fejlesztési irányok), amelyek széles irodai körben alkalmazhatóak. Összegzésként elmondható, hogy a lean alapelvekből kiindulva számos olyan veszteségtípust tudtam azonsoítani, amik a számlakezelési tevékenységhez kapcsolódnak. A külföldi példák és hazai próbálkozások után kijlenethetjük, hogy a lean irodai munkában, adminisztrációban való alkalmazása lehetséges és kívánatos is. A jelenlegi körülmények mellett az átlátható és zökkenőmentes támogató folyamatok kiváltképp fontosak a munkamenet javításához; megéri tehát lean módon gazdálkodni az üzleti sikerért. Érdemes lehet a továbbiakban számszerű becsléseket készíteni az elérhető potenciális eredményekről, ahol már a pénzben mérhető előnyök is kimutathatók egy következő lean dolgozatban.