Beérkező elektronikus számlák kezelésének bevezetése multinacionális vállalat európai szolgáltató központjában

Absztrakt (kivonat)

Egy vállalat sikerességéhez jelentős mértékben hozzájárul, milyen hatékony és jó minőségű adminisztrációs folyamatokkal rendelkezik. A dolgozat célja annak bemutatása, milyen lehetőségeket rejt az elektronikus számlázás bevezetése a számla-feldolgozási folyamat automatizálására, ezzel a költségek csökkentésére és a hatékonyság javítására, elsősorban a vevő szemszögéből vizsgálva a folyamatot. Az elméleti felvezetésben a szakirodalom alapján, majd a vizsgált vállalat példáján elemzi a számlakezelés folyamatát. Megmutatja, milyen problémák és nehézségek akadályozhatják a hatékonyságot a hagyományos papír alapú számlafeldolgozás során, valamint azt, hogy ezekre milyen megoldást kínál az elektronikus számla használata. Látható, hogy utóbbi a folyamat több lépésénél is lehetővé teszi a többletköltséget okozó tényezők megszűntetését vagy csökkentését. Az elektronikus számlázás bevezetésének kritikus eleme a partnerek, jelen esetben a beszállítók bevonása a programba. Az új folyamat előnyeit csak akkor lehet kihasználni, ha ők hajlandóak a számlát elektronikus formában kiadni a vevő részére. Egy erős piaci pozícióban lévő vállalat elvárhatja a partnereitől a közreműködést, de ebben az esetben is átgondolt, és következetesen alkalmazott marketing-tevékenységre van szükség a beszállítók meggyőzéséhez, mivel a költségek csökkentésének kulcsa, hogy nagy mennyiségű számlát tudjon a vállalat automatikusan kezelni. A folyamat változása a vállalaton belül is sok szervezeti egységet és munkatársat érint. Fontos, hogy ők is ismerjék, milyen előnyöket kínál a számukra és a vállalat egésze számára az számlakezelés automatizálása, és – elsősorban a beszállítókkal közvetlenül kapcsolatban lévő beszerzők – a bevezetési kampány során közreműködjenek a megvalósításban. A dolgozat ezen okokból kiemelten foglalkozik még a kampánystratégia elemeivel, a külső és belső kommunikációs tervvel és a kockázatok kezelésének tervével. A vizsgált vállalat még a változásmenedzsment folyamatok elején áll, de a tervek kidolgozása megtörtént. Ezek lehetőséget nyújtanak a projekt sikeres lezárására, de a fegyelmezett végrehajtás elengedhetetlenül szükséges az eredmények eléréséhez.